Картошка в марте дороже, чем в сентябре: пять ошибок, на которых маленькое кафе теряет себестоимость

• Ошибка первая: процент отхода зашит в карту навсегда
• Ошибка вторая: выход блюда записан на глаз
• Ошибка третья: скопировали блюдо и обнулили списание
• Ошибка четвёртая: открытые чеки и двойники на складе
• Ошибка пятая: вся правда о цифрах в голове одного человека
• Что меняет связка, а что нет

Сто килограммов картофеля в сентябре дают 75 кг чистого продукта, а в марте уже 60. Такой расчёт приводят в блоге r_keeper, и вывод там жёсткий: «Разница в закупке без пересчета себестоимости оплачивается из чистой прибыли заведения».

Короткий ответ на вопрос, где кафе теряет деньги: не в кассе, а между кассой, складом и техкартой (рецептом блюда с граммовками на порцию). Когда я разбирал, как такие связки собирают в sverdlov.pro, зацепила фраза с их страницы про рестораны: «Фудкост считают раз в месяц — когда уже поздно». Фудкост здесь значит долю продуктов в цене блюда. Дальше пять ошибок из практики владельцев и бухгалтеров общепита, у каждой своя цена.

Фото: Mack Male from Edmonton, AB, Canada / Wikimedia Commons, CC BY-SA 2.0

§Ошибка первая: процент отхода зашит в карту навсегда

Возьмём условную Марину с кафе на тридцать мест. Техкарту на пюре она составила осенью, с отходом по картошке 25%. В той же статье r_keeper приводится сезонная шкала: в сентябре и октябре очистка съедает 25%, затем 30% и 35%, а «с 1 марта» уже 40%. Программа об этом не знает. Повар чистит больше, склад списывает по старой норме, и к весне на инвентаризации (пересчёте остатков на полках) всплывает недостача, которую легко принять за воровство.

Никто ничего не уносил. Просто наступила весна.

Лечится одно: нормы отходов обновляются по датам, а себестоимость пересчитывается сама, без ручной правки сорока карт.

§Ошибка вторая: выход блюда записан на глаз

Главный бухгалтер Наталья Ковалёва в материале IBExpert вспоминает историю, которую трудно забыть: столовая «двадцать лет готовила салат якобы в убыток, потому что в карте был указан выход в два раза больше реального». Выход означает вес готового блюда из закладки.

Из того же ряда креветки. В разборе инвентаризаций на «Офиках» сказано прямо: если по всем блюдам с креветками системная недостача 15%, то «скорее всего, повара кладут больше, чем написано, или в карте не учтена разморозка».

Совет там скучный и правильный: взвесить несколько порций на раздаче.

§Ошибка третья: скопировали блюдо и обнулили списание

Это голос пользователя из подборки жалоб на сайте it-hm, без редактуры: «Ты продаешь отбивную, а списание мяса при этом не происходит. По факту мясо расходуется, а прога показывает, что его еще 10 килограмм на складе». Бизнес-ланч перетащили мышкой в другую папку меню, и расход продуктов в копии стал нулевым.

Обидно.

§Ошибка четвёртая: открытые чеки и двойники на складе

Фото: Unknown authorUnknown author / Wikimedia Commons, CC0

В базе знаний Poster есть простая строка: «Открытые чеки не списывают товар, поэтому их остатки «зависают» на складе». А в блоге Poster про инвентаризацию описаны двойники: «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В рецепте одна позиция, а приход оформлен на другую, и обе живут своей жизнью до первого пересчёта.

§Ошибка пятая: вся правда о цифрах в голове одного человека

Молодой ресторатор на vc.ru описал первую инвентаризацию так: результаты были «из разряда фантастики». Калькулятор на аутсорсе (приходящий сотрудник, который считает себестоимость) не успевал вовремя вносить приход. Наняли штатного, тот уволился. Новый открыл базу и сказал: «Кто вам делал эту базу в Storehouse? Это же все неправильно!» Итог автора: «За 4 года работы мы поменяли 6 калькуляторов и, как мне кажется, до сих пор не имеем точного понимания себестоимости всех наших блюд».

§Что меняет связка, а что нет

Кассу при этом менять не нужно. На странице sverdlov.pro для ресторанов прямо написано: «Мы не продаём и не ставим кассовые системы», а если касса стоит и устраивает, «менять её ради связок не нужно». Смысл в другом: стоп-лист (список блюд, которые закончились) из кассы сам обновляет сайт и агрегаторы, то есть сервисы доставки, а себестоимость считается «по техкартам и остаткам склада — каждый день». Начинают с одной точки, настраивают в нерабочие часы.

Честный минус тоже есть. Никакая программа не взвесит креветки за повара и не узнает, что карта врёт на 15%. Если в рецепте ошибка, автоматика просто быстрее покажет неверную цифру. Контрольную отработку блюда (приготовление с взвешиванием каждого ингредиента) всё равно делает человек.

Марина в итоге начала не с программы, а с весов. Взвесила пюре, переписала норму отхода на март и только потом попросила связать кассу со складом. Картошка весной всё равно дорожает, зато теперь это видно в отчёте, а не на инвентаризации.

Фото: restaurant kitchen; cafe counter