Таблица, одна большая программа или связка из двух: три способа держать сметы и материалы стройки в одном месте

• Сначала о том, что контроль не придумали программисты
• Способ первый: Excel и чаты
• Способ второй: одна отраслевая программа
• Способ третий: связка из двух систем
• Где всё это лишнее

«Мне кажется что такого не бывает» — так в 2013 году на форуме «Клерка» ответили автору идеальной схемы списания материалов. Другой участник, Server56, добавил: «Чем крупнее фирма, тем больше там бардака».

Дальше типовой сценарий, не история конкретного заказчика. У компании три-четыре объекта, сметы (расчёты стоимости работ и материалов) лежат в Excel, заявки прорабов приходят в мессенджер. Сравниваю три способа навести порядок: смета, закупка, контроль объекта. Опора — отраслевая страница sverdlov.pro о выборе между универсальной и отраслевой системой, старые методички Минстроя и форумы.

Фото: W.carter / Wikimedia Commons, CC BY 4.0

§Сначала о том, что контроль не придумали программисты

В 1995 году Минстрой утвердил рекомендации по учёту затрат в строительстве. Документ утратил силу. Но читать полезно. Материалы там отпускали со склада «по лимитно - заборным картам»: это бланк (карточка выдачи), где заранее записано, сколько материала положено участку, и каждая выдача вычитается из этого лимита.

Всё, что выдали сверх нормы, оформляли «сигнальными документами» — отдельными бумагами о перерасходе с объяснением причины. А руководитель «ежемесячно рассматривает отклонения и обеспечивает принятие мер по их ликвидации в следующем месяце».

Позже прижилась форма М-29 (отчёт, где расход материалов сравнивают с нормой по смете). Обязательной её отменили, но, как пишет «Клерк», её «можно применять по собственной инициативе». Сметный справочник объясняет смысл честнее любой рекламы: «доказать, что материал не разворован и не перерасходован».

Я открыл первые страницы выдачи по запросам об автоматизации строительной компании. Восемь из десяти загрузились, и ни на одной нет ни 1995 года, ни сигнальных документов, ни М-29: план-факт везде подают как новую функцию. Новое тут одно. Тридцать лет назад отклонение замечали раз в месяц, на совещании, когда материал уже ушёл. Программа ценна не самим сравнением, а тем, насколько рано прораб и руководитель видят разницу.

Отсюда и сравнение.

§Способ первый: Excel и чаты

Смета в файле, заявки в переписке, деньги в голове директора. На отраслевой странице это две строки: «Сметы в Excel, версии теряются» и «Закупки по звонку, перерасход материалов». Владелец каркасной стройки из Подмосковья в кейсе разработчика программы вспоминал: «Любой сотрудник мог зайти в документ и случайно изменить данные», а сведение месяца в Excel «занимало 3 дня». Хуже всего с объектом. Сметчица с форума сметчиков в 2017 году описала, как после работ «выяснилось, что материала ушло больше посчитанного в смете», а спросить некого: «Все кто это делал раньше уволились».

§Способ второй: одна отраслевая программа

Всё в одном окне. На странице sverdlov.pro её советуют, «если нужен учёт смет, объектов и материалов в одной системе». В другом опубликованном кейсе раньше «договоры оставались на руках у прорабов, деньги по ним запрашивались в разных чатах». Теперь «если договор не подписан — оплата не производится», а «если прораб завышает цифры, это сразу становится видно». Но в том же кейсе признают: графики для прорабов внедрить не получилось «из-за невысокой технической грамотности и заинтересованности работников». И порядок навела не программа сама по себе: в компании появился экономист.

§Способ третий: связка из двух систем

Фото: Bernard mu / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0

CRM (программа, где ведут клиентов и сделки) плюс учётная система для смет. По странице sverdlov.pro, так бывает чаще всего: «сделка в CRM создаёт объект и смету в учётной системе, а статусы и оплаты возвращаются в CRM». Разработчики связок советуют заранее решить, где формируются КС-2 и КС-3 (акты о выполненных работах и их стоимости), чтобы не завести «конкурирующий источник расчётных значений».

Проверьте одно. На «Клерке» объясняют, что «смета − факт» показывает только часть картины: «Материал может быть заказан, хотя окончательные расчетные документы еще не поступили». Если система не видит заказанного, перерасход опять обнаружится в конце месяца.

§Где всё это лишнее

На той же странице прямо сказано: «Сложные системы бригаде не нужны».

И ещё: «сначала пилот на одном процессе» (проба на одном участке работы), а не большое внедрение сразу.

Утро на объекте. Прораб Андрей (имя условное) отправляет с телефона заявку на сорок мешков штукатурки. Система отвечает: по смете осталось двадцать пять, ещё десять заказаны вчера и едут. Андрей пишет в поле «причина»: «стены в третьей секции кривее, чем в проекте», — и прикладывает фото. Сигнальный документ 1995 года, только отправленный до обеда.

Фото: construction site; building materials