Bancos de alimentos: el resumen mensual que abre con lo que prometiste el mes pasado

• El resumen mensual en una página
• Errores frecuentes
• Un ejemplo con dos correos
• Lista rápida antes de mandarlo

Si coordinas voluntarios en un banco de alimentos de barrio, el resumen mensual para el patronato no se complica por los números. Se complica por lo que se prometió el mes pasado: «vamos a revisar por qué bajaron las entregas en la colonia norte», «el mes que viene traemos el dato de la colecta escolar». Si eso no aparece en el siguiente resumen, alguien lo va a preguntar en la junta.

Yo desarrollo Maildoer, un asistente al que se le encargan tareas por correo, y los pedidos que solo tienen sentido si se recuerda el correo anterior son justo los que más me interesan. Pero la plantilla de abajo sirve igual con una hoja de cálculo y un procesador de textos. El banco de alimentos del ejemplo es hipotético.

§El resumen mensual en una página

Cuatro bloques, siempre en el mismo orden:

1. Lo que dijimos el mes pasado que haríamos, cada punto con un «hecho», «en curso» o «pendiente».
2. Los números del mes: despensas entregadas, familias atendidas, horas de voluntariado, y la diferencia con el mes anterior.
3. Lo que cambió: un donante nuevo, una ruta que se suspendió, un horario distinto.
4. Lo que le pedimos al patronato: una o dos decisiones concretas, no una lista de deseos.

El bloque 1 es el que casi nadie escribe, y el que más confianza genera. Demuestra que el equipo se acuerda de sus propios compromisos.

§Errores frecuentes

• Mandar la hoja de cálculo completa en lugar de un resumen.
• Cambiar el formato cada mes, de modo que nadie puede comparar.
• Incluir nombres de familias o direcciones. El patronato no los necesita.
• Prometer algo en el resumen y no volver a mencionarlo.

§Un ejemplo con dos correos

Supongamos que en octubre se manda este encargo:

Adjunto la hoja de entregas de octubre (sin nombres, solo números de ruta). Haz el resumen mensual con los cuatro bloques. Para noviembre nos comprometimos a explicar la baja en la ruta 3 y a sumar la colecta de la escuela primaria.

Y en noviembre, otro correo:

Adjunto la hoja de noviembre. Mismo formato que el mes pasado.

El segundo correo no menciona la ruta 3 ni la colecta. Con Maildoer, un correo nuevo de la misma persona se lee junto con sus correos anteriores, así que el resumen de noviembre puede abrir con esos dos compromisos en el bloque 1 sin que tengas que volver a escribirlos. Si algo no queda bien, respondes al resultado («pon la colecta como punto aparte») en vez de empezar de cero.

§Lista rápida antes de mandarlo

• ¿Cada compromiso del mes pasado tiene su estado?
• ¿Los números vienen con la comparación contra el mes anterior?
• ¿Quitaste nombres, teléfonos y direcciones?
• ¿Hay como máximo dos decisiones para el patronato?

Si quieres probar el caso de los dos correos, escribe a do@maildoer.com y manda el segundo unos días después. Cada dirección empieza con 100 créditos de prueba. https://maildoer.com