Onderhoud van bedrijfsfietsen: een maandrapport dat ook in maand twee nog klopt

• Wat het maandrapport moet bevatten
• De opdracht die ik voor de eerste maand zou schrijven
• De valkuil in maand twee
• Controlelijst voor je het rapport verstuurt

Stel: je hebt een fietsenwerkplaats en sinds dit jaar onderhoud je ook de dertig bedrijfsfietsen van een kantoor verderop. Elke maand doe je een ronde, je monteur vult per fiets een werkbon in, en het kantoor wil daarna één overzicht: wat is er gedaan, wat moet nog, wat kost het.

Ik bouw zelf Maildoer, een assistent die je per e-mail een taak geeft. Maar het grootste deel van dit stuk is gewoon de opzet die ik zou gebruiken, met of zonder hulpmiddel, plus de fout die bijna altijd in maand twee opduikt.

§Wat het maandrapport moet bevatten

1. Samenvatting bovenaan. Drie regels: hoeveel fietsen bekeken, hoeveel in orde, hoeveel met openstaande punten.
2. Tabel per fiets. Framenummer of eigen fietsnummer, wat gedaan is, wat nog open staat, kosten.
3. Veiligheid apart. Remmen, verlichting en banden onder de veiligheidsgrens krijgen een eigen kopje. Dat leest de facilitair manager als eerste.
4. Openstaande punten met een datum. “Achterband fiets 14 vervangen vóór de volgende ronde”, niet “binnenkort”.
5. Kosten per categorie. Arbeid, onderdelen, voorrijkosten. Geen losse bonnetjes.

§De opdracht die ik voor de eerste maand zou schrijven

Bijlage: de werkbonnen van deze ronde (foto’s) en de onderdelenlijst. Maak het maandrapport voor het kantoor. Volgorde: samenvatting, veiligheidspunten, tabel per fiets, openstaande punten met datum, kosten per categorie. Zakelijk, geen vakjargon. Fietsen zonder bevindingen alleen in de tabel, niet in de tekst.

Elke zin daarin heeft een reden. Zonder die volgorde verdwijnen de remmen ergens halverwege. Zonder “geen vakjargon” krijgt de facilitair manager een lijst met termen die ze moet opzoeken.

§De valkuil in maand twee

De tweede maand schrijf je, moe na een lange dag: “Zelfde als vorige keer, nieuwe werkbonnen in de bijlage.” En dan gaat het mis:

• De afspraken over volgorde en toon zijn weg, want wie het rapport opstelt, mens of hulpmiddel, ziet alleen deze e-mail.
• Vorige maand stond fiets 14 op “achterband vervangen vóór de volgende ronde”. Als dat nu gedaan is, moet het rapport dat zeggen. Als het níet gedaan is, moet het hoger op de lijst. Zonder het vorige rapport valt dat punt gewoon weg.
• Het kantoor wil juist zien wat er veranderd is ten opzichte van vorige maand. Een rapport dat elke maand opnieuw begint, laat dat niet zien.

Oplossing zonder hulpmiddel: bewaar het vorige rapport en plak twee dingen in elke nieuwe opdracht: je vaste afspraken (volgorde, toon) en de lijst openstaande punten van vorige maand. Vraag dan expliciet om een kolom “vorige maand / nu”.

Hier is Maildoer ook voor bedoeld. Het behandelt een nieuwe e-mail van jou niet alsof het de eerste is. Schrijf je “zelfde als vorige keer, nieuwe werkbonnen erbij”, dan leest het die e-mail samen met je eerdere e-mails, dus de afgesproken volgorde en de openstaande punten van vorige maand worden meegenomen. En je kunt gewoon op het resultaat antwoorden (“zet de kosten bovenaan”) zonder de hele opdracht opnieuw uit te leggen.

§Controlelijst voor je het rapport verstuurt

• Klopt elk openstaand punt van vorige maand: afgehandeld of nog open?
• Staan veiligheidspunten apart en bovenaan?
• Heeft elk open punt een echte datum?
• Komen de kosten overeen met de werkbonnen?
• Kan de facilitair manager het lezen zonder jou te bellen?

Wil je de opdracht hierboven testen? Stuur hem met een echt bestand naar do@maildoer.com en stuur daarna een vervolgmail die ervan uitgaat dat het de vorige nog weet. Bij je eerste e-mail krijg je 100 credits om het uit te proberen. https://maildoer.com